Conçue pour introduire les pratiques archivistiques et la gestion de l’archivage physique, cette formation, prévue du 24 au 25 février 2025, vous enseigne les principes essentiels pour organiser et préserver vos documents.
Objectifs de la Formation
Connaître les outils de gestion de documents : Se familiariser avec les logiciels et solutions disponibles pour gérer et archiver efficacement les documents numériques.
Maîtriser les concepts de l'archivage numérique : Comprendre les principes fondamentaux de l'archivage électronique et leur application dans un environnement professionnel.
Développer une stratégie d'archivage adaptée : Créer une stratégie personnalisée pour gérer les documents de l'entreprise ou de l'organisation de manière efficace et conforme.
Respecter les normes et la réglementation en matière d'archivage : Apprendre les bonnes pratiques et les exigences légales pour l'archivage des documents, en particulier la gestion des données sensibles.
Optimiser l'accès et la recherche d'informations : Développer des compétences pour gérer, organiser et retrouver rapidement des documents dans un système GED.
Automatiser et sécuriser les processus documentaires : Apprendre à utiliser les outils de gestion documentaire pour automatiser les flux de travail et garantir la sécurité des documents.
La formation sur les Concepts archivistiques et Archivage physique
se tiendra du 24 au 25 février 2025. Pour davantage d’informations, téléchargez la fiche technique de formation en cliquant sur le bouton ci-dessous.
Aucune connaissance spécifique en archivage n’est requise. La formation s’adresse aux débutants et aux professionnels souhaitant approfondir leurs compétences en archivage.
Valeurs légale, administrative, et historique des documents.
Règles et délais de conservation.
Après-midi (13h – 16h)
Normes et référentiels archivistiques :
Présentation des normes ISO 15489 et ISO 30300.
Importance des politiques d’archivage.
Atelier pratique :
Étude de cas : analyse des besoins archivistiques d’une organisation.
Élaboration d’une politique d’archivage simplifiée.
Jour 2 : Archivage physique et gestion des archives
Matin (9h – 12h)
Techniques d’archivage physique :
Classement, indexation et codification des archives.
Matériels et équipements pour la conservation (boîtes, rayonnages).
Organisation des espaces d’archivage :
Aménagement d’un local d’archives.
Gestion des accès et des consultations.
Après-midi (13h – 16h)
Gestion opérationnelle des archives physiques :
Plan de classement et plan d’action pour une gestion efficace.
Procédures pour la consultation, l’ajout ou la destruction des documents.
Atelier pratique :
Mise en œuvre d’un système d’archivage physique :
Création d’un plan de classement.
Classement et rangement des documents.
Simulation d’un contrôle d’accès et d’une recherche dans les archives.
Durée
2 jours (6 heures par jour) :
Matin : 9h00 – 12h00
Après-midi : 13h00 – 16h00
Certification
Une attestation de participation sera délivrée à chaque participant à la fin de la formation.
Professionnels de l’archivage et de la gestion documentaire : Ceux qui souhaitent approfondir leurs connaissances en archivage électronique et améliorer leurs compétences dans la gestion et la sécurisation des documents.
Responsables administratifs et gestionnaires de documents : Toute personne en charge de la gestion des documents dans les entreprises ou organisations, cherchant à optimiser leurs processus d’archivage.
Chefs de projets numériques : Les professionnels chargés de la mise en place ou de la gestion des systèmes d’archivage numérique dans les entreprises ou administrations.
Candidats à la reconversion professionnelle : Les personnes souhaitant se spécialiser dans le domaine de la gestion documentaire, en particulier l’archivage numérique et la GED.
Entreprises et organisations publiques ou privées : Toute organisation ayant des besoins spécifiques en gestion de documents, souhaitant former ses équipes pour mieux gérer, archiver et sécuriser les informations.
Maîtrise des fondamentaux de l’archivage : Acquérir des bases solides en archivistique pour structurer, organiser et conserver les documents de manière professionnelle.
Amélioration de l’efficacité organisationnelle : Optimiser l’espace de stockage physique en rationalisant l’organisation des documents, ce qui facilite leur recherche et leur consultation.
Réduction des risques de perte d’information : Mettre en place des méthodes pour préserver les documents essentiels et minimiser les risques de dégradation ou de perte de données importantes.
Conformité réglementaire : Comprendre les obligations légales et normatives de la gestion des archives pour assurer une conformité aux exigences légales.
Sensibilisation aux meilleures pratiques en archivage : Apprendre des méthodes efficaces de gestion et de destruction de documents, selon les délais de conservation et les bonnes pratiques.
Préparation à l’archivage numérique : Poser les bases pour une transition éventuelle vers des solutions GED en intégrant les concepts archivistiques dans une logique numérique.
Inscrivez-vous dès maintenant !
Que vous soyez en reconversion professionnelle, à la recherche d'un emploi ou désireux de perfectionner vos compétences, inscrivez-vous à cette formation pour acquérir de nouvelles compétences ou approfondir vos connaissances dans les technologies modernes de la gestion documentaire.
Contactez-Nous :
+225 01 71 24 33 52 /+225 27-23-44-18-57
ou inscrivez-vous
OptiSkills Formations – Élaborer des programmes de formation personnalisés pour maximiser les compétences de chaque apprenant.
